Bespreek je project

Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 14 augustus 2026

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Mendus Productions is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens

Mendus Productions heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Voor vragen of verzoeken over privacy kunt u contact opnemen via info@mendusproductions.nl.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op bezoekers van de website, personen die contact opnemen, klanten, contactpersonen van zakelijke klanten, leveranciers en personen die in het kader van een fotografie-, video-, videopodcast-, socialmedia- of DJ-opdracht worden vastgelegd of genoemd.

3. Welke persoonsgegevens verwerkt Mendus Productions?

Afhankelijk van uw contact met Mendus Productions kan Mendus Productions de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • naam en eventuele bedrijfsnaam;
  • adres- en contactgegevens, waaronder e-mailadres en telefoonnummer;
  • gegevens die u invult in het contactformulier, waaronder de inhoud van uw bericht;
  • gegevens uit e-mails, telefoongesprekken en andere correspondentie;
  • gegevens die nodig zijn voor offertes, overeenkomsten, facturen en betalingen;
  • projectinformatie, planningsgegevens en afspraken;
  • foto's, video-opnamen, geluidsopnamen, stemmen en andere informatie die tijdens een productie wordt vastgelegd;
  • logo's, teksten, presentaties en andere materialen die een opdrachtgever aanlevert;
  • technische gegevens over websitegebruik, zoals IP-adres, apparaat- en browserinformatie, bezochte pagina's en interacties, voor zover daarvoor toestemming is gegeven of verwerking wettelijk zonder toestemming is toegestaan;
  • cookievoorkeuren en toestemmingskeuzes.

Mendus Productions vraagt niet bewust om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische informatie, religieuze overtuigingen of burgerservicenummers. Vermeld dergelijke informatie daarom niet in het contactformulier, tenzij dit noodzakelijk is voor een concrete opdracht en vooraf met Mendus Productions is afgestemd.

4. Voor welke doelen en op welke grondslagen verwerkt Mendus Productions gegevens?

Mendus Productions verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

4.1 Contact en offerteaanvragen

Mendus Productions gebruikt uw contactgegevens en bericht om vragen te beantwoorden, uw wensen te bespreken, een offerte op te stellen en eventuele vervolgafspraken te maken. Deze verwerking is noodzakelijk om op uw verzoek stappen te nemen vóór het sluiten van een overeenkomst of berust, bij algemene vragen, op het gerechtvaardigde belang van Mendus Productions om bereikbaar te zijn en de onderneming te voeren.

4.2 Uitvoering van opdrachten

Mendus Productions verwerkt gegevens om fotografie-, video-, videopodcast-, socialmedia- en DJ-opdrachten voor te bereiden, uit te voeren, te monteren, te leveren en daarover te communiceren. Dit is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.

4.3 Administratie en wettelijke verplichtingen

Mendus Productions verwerkt gegevens voor offertes, overeenkomsten, facturatie, boekhouding, belastingaangiften en het behandelen van eventuele geschillen. Dit gebeurt ter uitvoering van de overeenkomst, om aan wettelijke verplichtingen te voldoen en, waar van toepassing, op basis van het gerechtvaardigde belang van Mendus Productions bij een deugdelijke administratie en rechtsbescherming.

4.4 Foto-, video- en geluidsopnamen

Beeld en geluid kunnen persoonsgegevens bevatten. Mendus Productions verwerkt deze gegevens voor de afgesproken productie en oplevering. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig informeren van deelnemers, medewerkers, bezoekers en andere betrokkenen en voor het regelen van noodzakelijke toestemmingen, portretrechten, locatievergunningen en ouderlijke toestemming voor minderjarigen.

Mendus Productions houdt daarnaast een eigen verantwoordelijkheid om persoonsgegevens zorgvuldig en rechtmatig te verwerken. Als publicatie of ander gebruik afzonderlijke toestemming vereist, wordt die toestemming vóór dat gebruik geregeld.

4.5 Portfolio en eigen promotie

Mendus Productions kan geselecteerd werk gebruiken om de eigen dienstverlening te tonen, bijvoorbeeld op de website, sociale media, in presentaties of in showreels. Dit gebeurt op basis van de met de opdrachtgever gemaakte afspraken en, waar passend, het gerechtvaardigde commerciële en artistieke belang van Mendus Productions.

Bij herkenbare particuliere personen, minderjarigen of andere situaties waarin toestemming nodig is, publiceert Mendus Productions uitsluitend wanneer daarvoor een geldige toestemming of andere toereikende grondslag bestaat. Een gegeven toestemming kan voor toekomstig gebruik worden ingetrokken. Een intrekking maakt eerder rechtmatig gebruik niet met terugwerkende kracht onrechtmatig.

4.6 Websiteanalyse

Met uw toestemming kan Mendus Productions Google Analytics gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik en functioneren van de website. Mendus Productions gebruikt deze informatie voor statistiek, verbetering van pagina's en beoordeling van de effectiviteit van communicatie. Google Analytics wordt niet geladen voordat daarvoor toestemming is gegeven, tenzij het later aantoonbaar zo privacyvriendelijk wordt ingericht dat toestemming volgens de toepasselijke wetgeving niet nodig is. De actuele werkwijze staat in het cookiebeleid.

4.7 Externe media en kaarten

De website kan inhoud bevatten van YouTube en Google Maps. Deze onderdelen kunnen technische gegevens naar de betreffende aanbieder sturen en cookies of vergelijkbare technieken gebruiken. Zij worden pas actief nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven. Meer informatie staat in het cookiebeleid.

4.8 Beveiliging en misbruikpreventie

Mendus Productions kan technische gegevens verwerken om de website, het contactformulier, systemen en bestanden te beveiligen, fraude en spam te voorkomen en incidenten te onderzoeken. Dit berust op het gerechtvaardigde belang van Mendus Productions bij een veilige bedrijfsvoering.

5. Contactformulier

Het contactformulier vraagt om uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en bericht. De gevraagde gegevens worden gebruikt om uw aanvraag te behandelen. Velden die niet noodzakelijk zijn voor ieder verzoek worden als optioneel weergegeven.

De website en het formulier worden via Netlify aangeboden. Een formulierinzending kan door Netlify worden verwerkt en opgeslagen en vervolgens per e-mail aan Mendus Productions worden doorgestuurd. Mendus Productions verwijdert afgehandelde inzendingen uit de formulieromgeving wanneer verdere opslag daar niet meer nodig is.

Het contactformulier is niet bedoeld voor spoedeisende meldingen, medische gegevens, kopieën van identiteitsbewijzen of andere gevoelige informatie.

6. Met wie deelt Mendus Productions persoonsgegevens?

Mendus Productions verkoopt geen persoonsgegevens. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, wettelijke verplichtingen of de beveiliging van systemen van Mendus Productions.

Mendus Productions kan gebruikmaken van de volgende derden:

  • Netlify: websitehosting, formulierverwerking en technische beveiliging;
  • Google Workspace, Gmail en Google Drive: e-mail, communicatie, samenwerking en bestandsoverdracht;
  • Google Analytics: websiteanalyse na toestemming;
  • Google Maps en YouTube: kaarten en video-inhoud;
  • e-Boekhouden.nl: boekhouding, facturatie en financiële administratie;
  • Pixieset: online fotogalerijen en levering van foto's;
  • IT- en beveiligingsleveranciers: ondersteuning, hosting, back-up en bescherming van systemen, wanneer dat noodzakelijk is.

Foto-, video- en projectbestanden worden daarnaast opgeslagen op een door Mendus Productions beheerde NAS. Alleen Mendus Productions heeft toegang, behalve wanneer technische ondersteuning noodzakelijk is en passende waarborgen zijn getroffen.

Wanneer een derde persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Mendus Productions verwerkt, maakt Mendus Productions waar nodig afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en gegevensverwerking.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige genoemde derden zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte of maken gebruik van internationale infrastructuur. In dat geval kunnen persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt. Mendus Productions gebruikt diensten waarbij de aanbieder passende waarborgen toepast, zoals een adequaatheidsbesluit, deelname aan een erkend gegevensbeschermingskader of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen. Waar nodig beoordeelt Mendus Productions aanvullende maatregelen.

8. Bewaartermijnen

Mendus Productions bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een lopend geschil een langere termijn vereist.

  • Contactaanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact.
  • Offertes en projectcorrespondentie die onderdeel worden van een opdracht: gedurende de opdracht en daarna zolang dit redelijkerwijs nodig is voor administratie, bewijs en rechtsbescherming.
  • Facturen, betalingen en fiscale basisadministratie: in beginsel 7 jaar conform de fiscale bewaarplicht.
  • Ruwe beelden en projectbestanden: maximaal 6 maanden na definitieve oplevering. Daarna mogen deze zonder nadere aankondiging worden verwijderd, tenzij schriftelijk een langere termijn is afgesproken of behoud nog noodzakelijk is.
  • Definitief opgeleverde producties: maximaal 1 jaar na oplevering voor herstel, nalevering en projecthistorie, tenzij een langere termijn is afgesproken of noodzakelijk is voor een juridische verplichting.
  • Geselecteerd portfoliomateriaal: zolang Mendus Productions een gerechtvaardigd portfolio- of archiefbelang heeft en de belangen van betrokkenen niet zwaarder wegen. Dit materiaal wordt periodiek beoordeeld.
  • Cookievoorkeuren: volgens de termijn die in het cookiebeleid is vermeld.
  • Google Analytics-gegevens: de in Google Analytics ingestelde bewaartermijn, beoogd op maximaal 14 maanden voor gegevens op gebruikers- en gebeurtenisniveau, tenzij een kortere termijn wordt gekozen.

Na afloop van een bewaartermijn verwijdert of anonimiseert Mendus Productions gegevens, tenzij verdere bewaring wettelijk is toegestaan of verplicht.

9. Beveiliging

Mendus Productions neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging en onrechtmatige verwerking. Daarbij kunt u denken aan toegangsbeveiliging, sterke wachtwoorden, waar mogelijk multifactorauthenticatie, actuele software, beveiligde verbindingen, beperkte toegangsrechten en back-ups.

Geen enkel digitaal systeem is volledig risicoloos. Als u vermoedt dat gegevens niet goed zijn beveiligd of dat sprake is van misbruik, neem dan zo snel mogelijk contact op via info@mendusproductions.nl.

10. Uw privacyrechten

U kunt, voor zover de wet dit toestaat, verzoeken om:

  • inzage in uw persoonsgegevens;
  • correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
  • verwijdering van gegevens;
  • beperking van de verwerking;
  • overdracht van door u verstrekte gegevens;
  • bezwaar tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
  • intrekking van eerder gegeven toestemming.

U kunt een verzoek sturen naar info@mendusproductions.nl. Mendus Productions kan aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Mendus Productions reageert in beginsel binnen één maand. Bij een ingewikkeld of omvangrijk verzoek kan deze termijn volgens de wet worden verlengd; Mendus Productions informeert u daarover tijdig.

Een recht op verwijdering is niet absoluut. Mendus Productions kan gegevens bijvoorbeeld moeten bewaren vanwege fiscale verplichtingen, de uitvoering van een overeenkomst of de onderbouwing van een rechtsvordering.

11. Geen geautomatiseerde besluitvorming

Mendus Productions neemt geen besluiten met aanzienlijke gevolgen voor personen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking of profilering.

12. Klacht indienen

Neem bij een privacyklacht bij voorkeur eerst contact op via info@mendusproductions.nl, zodat Mendus Productions naar een oplossing kan zoeken. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13. Wijzigingen

Mendus Productions kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de website, dienstverlening, gebruikte leveranciers of wetgeving verandert. De meest recente versie staat op www.mendusproductions.nl. Bij ingrijpende wijzigingen informeert Mendus Productions betrokkenen wanneer dat redelijkerwijs nodig is.

Terug naar contact